Als Front Office Manager ben je verantwoordelijk voor de bijsturen van de reserveringen, de serviceverlening aan gasten, de bagagebehandeling en het toezicht op veiligheid. De focus ligt op het borgen van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en bewaken van de efficiency/productiviteit en het afdelingsrendement. De kern van het werk ligt daarmee in het opstellen van plannen/begrotingen en bewaken van de realisatie hiervan. Je voorziet in het operationele personeelsbeheer (verzuim, functioneren, werving en selectie) en draagt bij aan verbeteringen van de formule, kwaliteit en het rendement. Daarnaast bereid je de wekelijkse-, maandelijkse-, en jaarlijkse administratieve rapporten voor de Operations Manager en ondersteun je de Housekeeping en de F&B afdeling. Je helpt in andere diensten waar nodig. De opvolging van de facturatie en binnenkomende betalingen behoren ook tot je takenpakket.

Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:

  • beleid: formuleren - in overleg met het management- van het verhuurbeleid van de appartementen, instaan voor informatiedoorstroom naar de verschillende departementen, werkzaamheden van de receptie optimaliseren, beheren van materiaal, verlenen van advies, zorgen voor een gewaarborgde kwaliteit en service;
  • budgetbeheersing en -controle: begroting voor je dienst opstellen, supervisering van betalingen en facturering, kosten- batenanalyse opmaken, audit-gegevens interpreteren, salarisadministratie controleren, rapporteren van resultaten/bezettingspercentages aan het management, contractopvolging;
  • klantendienst: meewerken aan de receptie tijdens piekmomenten, contact onderhouden met vaste gasten en groepen, nodige informatie m.b.t. reservaties en gasten doorgeven aan de verantwoordelijken van de desbetreffende dienst, gasten bevragen over hun tevredenheid van de appartementen en de dienstverlening, klachtenbehandeling, toezien dat alle huisvoorschriften worden nageleefd;
  • supervisie en opvolging van de reservaties en contracten, van aanvraag tot en met facturatie.
  • personeelsbeheer: personeelsdossiers up-to-date houden, verlofaanvragen en afwezigheden regelen, uurroosters correct opstellen en bewaken, mee selecteren van nieuwe medewerkers, medewerkers (laten) opleiden/inwerken, beoordelen en stimuleren van medewerkers, voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken, zorgen voor het welzijn van de medewerkers;
  • duty management: verantwoordelijk voor het controleren, assisteren en corrigeren van medewerkers waar nodig en het toezien op veiligheid van medewerkers en gasten.
  • handhaven van hygiëne- en veiligheidsvoorschriften;
  • toezicht houden over de administratie, inkoop en de verkoop;
  • bevorderen van de promotie en positionering van het hotel;
  • statistieken en rapporten bijhouden;
  • begeleiden van veranderingsprocessen ter verbetering van de hotelprocessen;
  • zorgen voor een optimale bezetting;
  • zorgen voor een actief relatiebeheer, ontvangen van VIP’s;
  • zorgen voor een optimale en efficiënte personeelsbezetting.
  • aanspreekpunt voor de externe Housekeeping firma

Dit takenpakket is niet limitatief.

Je profiel

Voorwaarden

  • diploma: professionele bachelor Hotelmanagement of bachelor Toerisme;
  • werkervaring: minimum 5 jaar werkervaring vereist;
  • min 3 jaar in leidinggegevende functie

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  • kennis van het Nederlands en Engels + een bijkomende taal;
  • kennis van softwarepakketten en interne procedures;
  • kennis van bedrijfsgebonden softwarepakketten (vb. Opera, Brilliant);
  • kennis van bedrijfsspecifieke veiligheidsvoorschriften (vb. EHBO opleiding);

Competenties / gedragsvoorbeelden

  • Gastgerichtheid | Je anticipeert op actieve wijze op de uitgesproken en onuitgesproken behoeften van de gast. Je bent hoffelijk, welgemanierd en beleefd naar anderen. Je onderzoekt hoe je gasten adequaat en optimaal kan helpen. Je biedt ook ongevraagd extra service.
  • Collegialiteit | Je draagt bij tot een werksfeer waarin mensen zich thuis voelen en waarin mensen opkomen voor elkaar.
  • Flexibiliteit | Je bent in staat om je naargelang de omstandigheden aan te passen aan werkuren en taken. Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden. Je accepteert dat werk door anderen of door omstandigheden wordt bepaald.
  • Uiterlijk voorkomen | De mate waarin je door je uiterlijk voorkomen het imago van de PREM Group gunstig weet te beïnvloeden.
  • Verantwoordelijkheid | Je voelt je verantwoordelijk voor het resultaat op kwalitatief en/of kwantitatief vlak dat bereikt wordt, ook als meerdere mensen hiertoe hebben bijgedragen. Je schuift beslissingen niet voor je uit. Deze beslissingen neem je o.b.v. relevante informatie.
  • Pro-activiteit | Je denkt na over het komend verloop van taken en je houdt alternatieven achter de hand om waar nodig bij te sturen. Je komt met voorstellen om zaken beter te doen.
  • Snelheid | Je werkt snel en efficiënt, zonder de kwaliteit van het geleverde werk in het gedrang te brengen.
  • Nauwkeurigheid | Je maakt geen fouten en slaagt erin om, na een eindcontrole, een perfecte taak af te leveren.
  • Zelfstandigheid | Je pakt zelf nieuwe werkzaamheden op en je lost de voorkomende dagelijkse problemen zelf op. Je richt je niet op de problemen, maar wel op de oplossingen. Je kiest voor snelle en praktische oplossingen.
  • Commercieel | Je bent het uithangbord van de PREM Group, je promoot het hotel en diens diensten door zowel aan upselling als aan cross-selling te doen. Hiervoor is het noodzakelijk dat je op de hoogte bent van de soorten appartementen en diens kenmerken, de hotelfaciliteiten. Je bent eveneens op de hoogte van bezienswaardigheden en restaurants in de stad Brugge.
  • Sociaal- en communicatievaardigheid | Je kan je met gemak en vlotheid uitdrukken en je kan contacten aangaan in eigen taal en in andere talen.
  • Kwaliteitsgericht | Je corrigeert direct als er niet aan de eisen wordt voldaan. Ook vraag je terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service.
  • Coachen en sturend leidinggeven | Je begeleidt en motiveert je medewerkers en je coördineert de werkzaamheden op je dienst. Je geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteiten of ontwikkeling(snoodzaak). Je weet ook wanneer en hoe anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen. Je durft je eigen mening te geven, deze mening dient onderbouwd te zijn met feiten en argumenten.
  • Betrokkenheid | Je bent trots op ‘ons’ bedrijf en je eigen bijdragen hierin. Ook voel je je prettig bij de waarden en normen van de PREM Group.
  • Stressbestendigheid | Je bent in staat efficiënt te blijven handelen en functioneren onder tijdsdruk, bij weerstand, tegenslag en in gespannen, onzekere situaties. Je bewaart het overzicht en blijft effectief functioneren in complexe situaties.
  • Luistervaardigheid | Je kan geconcentreerd luisteren, laat je niet afleiden, luister actief naar anderen en stimuleert de ander om te door te gaan met zijn verhaal. Je toont interesse en weet door het stellen van de juiste vragen de relevantie informatie naar voren te halen.

Interesse?

Stuur je CV en motivatiebrief naar vacatures@premgroup.com