Als operations supervisor ben je verantwoordelijk voor het ontvangen, in- en uitchecken van de gasten. Ook sta je in voor informatie- en serviceverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de gasten. Je geeft operationele instructies aan het receptiepersoneel, kamerdiensten en eventueel ook aan het personeel voor het restaurant/bar. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de afwikkeling van de reserveringen en het toezicht op veiligheid. De focus ligt op het borgen van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en bewaken van de efficiency/productiviteit en het afdelingsrendement. Je voorziet samen met de hotelmanager in het operationele personeelsbeheer (verzuim, functioneren, ...) en draagt bij aan verbeteringen van de formule, de kwaliteit en het rendement.

Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:

  • Klantendienst: meewerken aan de receptie tijdens piekmomenten, contact onderhouden met vaste klanten en groepen, nodige informatie m.b.t. reservaties en klanten doorgeven aan de verantwoordelijken van de desbetreffende dienst, klanten bevragen over hun tevredenheid van de kamers en de dienstverlening, klachtenbehandeling, toezien dat alle huisvoorschriften worden nageleefd;
  • Uitvoeren van duty management-taken.
  • Opvolgen en/of uitvoeren van de nodige bestellingen, stockbeheer en kostcontrole;
  • Yield management: op dagelijkse basis meewerken aan het uitwerken en uitvoeren van de prijsstrategie
  • Administratie: opvolgen van mails, brieven en faxen (opstellen, beantwoorden en verzenden) op een efficiĆ«nte en vertrouwelijke wijze behandelen, bijhouden van het klassement, aanvullen van folders, facturen opmaken, correct verwerken van de dagelijkse-wekelijkse-maandelijkse administratie, City ledgers controleren, NIS-rapporten opmaken;
  • Beleid: instaan voor informatiedoorstroom naar de verschillende departementen, werkzaamheden van de receptie optimaliseren, beheren van materiaal, verlenen van advies, zorgen voor een gewaarborgde kwaliteit en service;
  • Personeelsbeheer: uurroosters opstellen, verlofaanvragen regelen, medewerkers (laten) opleiden/inwerken, beoordelen en stimuleren van medewerkers, ...
  • Groepsreserveringen: instaan voor een vlotte afhandeling van aanvragen, reserveringen, Kamerlijsten en facturatie;
  • Housekeeping: kwaliteitscontroles inzake netheid van de kamers en publieke ruimtes. Uurroosters opstellen, verlofaanvragen regelen, medewerkers (laten) opleiden/inwerken, beoordelen en stimuleren van het Housekeeping team.
  • Tevens ben je verantwoordelijk voor het F&B-gedeelte van het hotel en kun je ook naar gelang de noodwendigheden van de onderneming op de F&B-afdeling meewerken als kelner en/of bartender. Je reageert op de verwachtingen en de wensen van de gasten.

    Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:

  • Opstellen en bijsturen van het uurrooster F&B-departement, dit in samenwerking met hotelmanager
  • Correcte opvolging van seminaries in het hotel, van aanvraag tot facturatie. Tevens ook het team aansturen volgens de door jouw vooropgestelde functionsheets;
  • Doorgeven of opvolgen van bestellingen gerelateerd aan de F&B-departementen;
  • Verlenen van advies voor de samenstelling van de dranken en menukaart
  • Maandelijks opstellen van de F&B-inventaris.

Dit takenpakket is niet limitatief.