Als Guest Service Agent ben je verantwoordelijk voor het ontvangen, in- en uitchecken van de gasten. Ook sta je in voor informatieverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de gasten. Je geeft eventuele operationele instructies aan het onthaalpersoneel (portier, bagagedrager,..), kamerdiensten en eventueel ook aan het restaurant.

Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:

  • Bediening telefooncentrale: oproepen aannemen en eventueel doorverbinden, verstrekken van informatie, noteren + doorgeven van boodschappen, reservaties registreren, registreren van gesprekken indien nodig;
  • Klantendienst: ontvangen en inchecken van gasten, aanmaken en overhandigen van de sleutels, uitchecken, informatie en advies verstrekken, wekservice, noteren en doorgeven van boodschappen, klachtenbehandeling (opvangen, oplossen, opvolgen en rapporteren aan het management), uitchecken van gasten, verkopen met het oog op een maximale bezetting en de hoogst mogelijke kamerprijs, upselling, invoeren van clubleden, op de hoogte zijn van de regionale attracties en evenementen, contact onderhouden met de housekeeping i.v.m. bezette kamers, op de hoogte zijn van alles soorten kamers en hun kenmerken;
  • Administratie: opvolgen van mails, brieven en faxen(opstellen, beantwoorden en verzenden) op een efficiënte en vertrouwelijke wijze behandelen, bijhouden van het klassement, aanvullen van folders, facturen opmaken, correct verwerken van de dagelijkse-wekelijkse-maandelijkse administratie, city ledgers controleren, NIS en denials rapporten opmaken;
  • Kassawerkzaamheden: afrekenen, betalingen verwerken, kassa bij einde dienst overdragen en kunnen verantwoorden, wisselgeld controleren;
  • Zorgen voor een ordelijke werkplaats (lobby, balie, receptie, back office en luggage room) en deze ook proper achterlaten bij het einde van je shift.

Dit takenpakket is niet limitatief.

Je profiel

Voorwaarden

  • Diploma: professionele bachelor Hotelmanagement of bachelor Toerisme
  • Werkervaring: ervaring is een plus, maar geen must

Kennis en betekenisvolle vaardigheden

  • Kennis van het Nederlands, Frans en Engels + een bijkomende taal
  • Kennis van softwarepakketten en interne procedures
  • Kennis van bedrijfsspecifieke voorschriften

Competenties / gedragsvoorbeelden

  • Gastgerichtheid | Je anticipeert op actieve wijze op de uitgesproken en onuitgesproken behoeften van de gast. Je bent hoffelijk, welgemanierd en beleefd naar anderen. Je onderzoekt hoe je gasten adequaat en optimaal kan helpen. Je biedt ook ongevraagd extra service.
  • Collegialiteit | Je draagt bij tot een werksfeer waarin mensen zich thuis voelen en waarin mensen opkomen voor elkaar.
  • Flexibiliteit | Je bent in staat om je naargelang de omstandigheden aan te passen aan werkuren en taken. Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden. Je accepteert dat werk door anderen of door omstandigheden wordt bepaald.
  • Uiterlijk voorkomen | De mate waarin je door je uiterlijk voorkomen het imago van de PREM Group gunstig weet te beïnvloeden.
  • Verantwoordelijkheid | Je voelt je verantwoordelijk voor het resultaat op kwalitatief en/of kwantitatief vlak dat bereikt wordt, ook als meerdere mensen hiertoe hebben bijgedragen. Je schuift beslissingen niet voor je uit. Deze beslissingen neem je o.b.v. relevante informatie.
  • Pro-activiteit | Je denkt na over het komend verloop van taken en je houdt alternatieven achter de hand om waar nodig bij te sturen. Je komt met voorstellen om zaken beter te doen.
  • Snelheid | Je werkt snel en efficiënt, zonder de kwaliteit van het geleverde werk in het gedrang te brengen.
  • Nauwkeurigheid | Je maakt geen fouten en slaagt erin om, na een eindcontrole, een perfecte taak af te leveren.
  • Zelfstandigheid | Je pakt zelf nieuwe werkzaamheden op en je lost de voorkomende dagelijkse problemen zelf op. Je richt je niet op de problemen, maar wel op de oplossingen. Je kiest voor snelle en praktische oplossingen.
  • Commercieel | Je bent het uithangbord van de PREM Group, je promoot het hotel en diens diensten door zowel aan upselling als aan cross-selling te doen. Hiervoor is het noodzakelijk dat je op de hoogte bent van de soorten appartementen en diens kenmerken, de hotelfaciliteiten. Je bent eveneens op de hoogte van bezienswaardigheden en restaurants in de stad Brugge.
  • Sociaal- en communicatievaardigheid | Je kan je met gemak en vlotheid uitdrukken en je kan contacten aangaan in eigen taal en in andere talen.
  • Kwaliteitsgericht | Je corrigeert direct als er niet aan de eisen wordt voldaan. Ook vraag je terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service.
  • Coachen en sturend leidinggeven | Je begeleidt en motiveert je medewerkers en je coördineert de werkzaamheden op je dienst. Je geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteiten of ontwikkeling(snoodzaak). Je weet ook wanneer en hoe anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen. Je durft je eigen mening te geven, deze mening dient onderbouwd te zijn met feiten en argumenten.
  • Betrokkenheid | Je bent trots op ‘ons’ bedrijf en je eigen bijdragen hierin. Ook voel je je prettig bij de waarden en normen van de PREM Group.
  • Stressbestendigheid | Je bent in staat efficiënt te blijven handelen en functioneren onder tijdsdruk, bij weerstand, tegenslag en in gespannen, onzekere situaties. Je bewaart het overzicht en blijft effectief functioneren in complexe situaties.
  • Luistervaardigheid | Je kan geconcentreerd luisteren, laat je niet afleiden, luister actief naar anderen en stimuleert de ander om te door te gaan met zijn verhaal. Je toont interesse en weet door het stellen van de juiste vragen de relevantie informatie naar voren te halen.

Interesse?

Stuur je CV en motivatiebrief naar vacatures@premgroup.com